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江苏十一选五开奖结果8号:談新時期工商企業登記檔案的利用

江苏十一选五号码遗漏 www.pypna.com 來源:UC論文網2019-04-10 13:47

摘要:

  自1990年《企業法人登記管理條例》中明確規定“登記主管機關應當根據社會需要,有計劃地開展向公眾提供企業法人登記資料的服務”以來,不斷提高企業登記檔案利用工作的服務效率和服務質量,方便于社會各界的利用,一直是工商檔案人管理檔案的服務宗旨和努力方向。如今,企業登記檔案的利用工作受社會大環境的影響越來越大,時代特征日益明顯,無論是檔案的用戶構成、開放程度,還是利用率、利用方式都有了很大不同,在做好...

  自1990年《企業法人登記管理條例》中明確規定“登記主管機關應當根據社會需要,有計劃地開展向公眾提供企業法人登記資料的服務”以來,不斷提高企業登記檔案利用工作的服務效率和服務質量,方便于社會各界的利用,一直是工商檔案人管理檔案的服務宗旨和努力方向。如今,企業登記檔案的利用工作受社會大環境的影響越來越大,時代特征日益明顯,無論是檔案的用戶構成、開放程度,還是利用率、利用方式都有了很大不同,在做好企業登記檔案利用工作的要求上,更是與網絡化、電子化、數字化等一系列科技新名詞緊密相連。鑒此,筆者就如何做好新時期企業登記檔案的利用工作談一下體會。


  一、企業登記檔案的利用有其鮮明的特點


  1.檔案利用率高。企業登記檔案是工商行政管理機關在核準企業登記、對企業實施監督管理過程中形成的,對國家和社會具有保存價值的材料,它不僅能為工商行政管理機關的業務工作和檢查自身的審核工作提供基礎性材料,也能為法律訴訟、經濟統計分析、信息參考等提供原始依據。因此,社會各界對企業登記檔案的利用極為頻繁。以筆者所在檔案室為例,近十年來,企業登記檔案的利用數量,除個別年份有小幅回落外,總體呈上升趨勢,近幾年更是創造了歷史新高,僅2008年查檔量就達到了9921卷。


  2.檔案用戶的構成比例呈現動態性。從筆者所在的檔案室的檔案利用情況分析來看,2003年前,企業登記檔案的利用者主要是執法部門和法律工作者,如1998年,這兩類利用人群的利用比例高達70%。自2003年后,企業和個人逐漸成為檔案用戶構成的主要力量,到2007年,企業和個人的利用人數已大幅逆轉,利用比例達64%。2008年,由于受金融?;跋?,許多企業難以經營或破產倒閉,經濟糾紛產生較多,使得該年度公、檢、法及律師的利用人數有所增加,但其增長幅度遠遠比不上企業和個人兩類利用人群。


  5.檔案利用方式具有多樣性。一是在檔案室查閱,此為最主要的利用方式,因利用者的需求不同又分為查閱電子檔案、查閱基本或匯總信息、查閱書式檔案。二是通過網絡查閱,這種利用方式具有適時、快速、便捷的優點。三是檔案外借,企業登記檔案一般不借離檔案室,因特殊需要,如對印鑒、簽名等作真偽鑒定,必須由檔案員攜檔案同往,且當日歸還。


  二、落實“三個建設”,切實做好企業登記檔案的利用工作


  1.加快檔案信息的數字化建設,提高利用效率


  鑒于企業登記檔案高利用率的特點,傳統的“你調我查”的利用模式已不再適應現代快節奏的工作需要,走檔案信息數字化道路成為檔案利用工作的必然趨勢。企業登記檔案信息的數字化是指利用各種檔案管理軟件和技術,實現企業登記檔案信息的電子化處理和快速查詢,并利用局域網、廣域網、互聯網實現資源共享。


  (1)創建并完善企業登記檔案的計算機管理系統


  首先,企業登記電子檔案的形成和利用必須依托功能齊全的企業登記檔案電子化綜合管理系統,該系統應具備檔案電子化處理、檔案綜合查詢、系統維護,業務集成、用戶認證等功能,并與現有的經濟戶口綜合管理系統無縫對接,突出系統關聯、管理便捷、操作簡便、節約成本等優點。其次,企業基本信息的查詢需要一套不斷優化、升級的經濟戶口綜合管理系統,該系統是工商行政管理業務信息系統之一,以企業登記信息和企業監督管理數據為基礎信息平臺,由于系統開發和運用得較早,加上系統的不斷升級,其對外部查詢人員的作用日益凸顯。


  另外,為實現企業登記檔案的遠程查詢,應創建一個以計算機和互聯網為技術支持的外網檔案查詢平臺(如紅盾網、企業信用資訊網),通過該網站能達到企業基本信息齊全準確、數據更新及時、多途徑查詢、查詢速度快等利用要求。


  (2)推行檔案信息電子化工作,實現檔案電子化查詢


  開展檔案信息電子化工作必須先對原始檔案進行科學整理。以筆者所在檔案室為例,針對企業登記檔案具有的特性,即伴隨企業的變更、年檢等活動,原檔案會不定時地增加新內容,整個案卷始終處在一種不斷龐大的狀態,直至企業申請注銷或被吊銷,對企業登記檔案實行一戶一卷,卷內按不同的核準日期分為若干件,件內再細分為多項內容的整理方法,這種整理方法不僅符合檔案專業的規范化要求,也使電子檔案的目錄簡潔、有序,便于按需選擇內容。另外,在電子掃描時,要確保生成的圖像清晰逼真,檔案內容完整準確,在錄入和數據導入時,利用相應路徑使目錄與圖像準確鏈接,并及時處理新人庫的企業登記檔案(尤其是變更登記檔案)。


  (3)不斷改善檔案數字化建設所需的硬件設備


  陳舊的設備或配備不全都會給檔案數字化建設工作帶來不便,所以必須為檔案數字化處理及電子檔案、企業基本信息查詢配置高性能的微型計算機,為檔案信息的輸出配置高清晰激光打印機,新購置能雙面掃描的高清高速掃描儀,以提高掃描速度和圖像質量(必要時購置平板掃描儀,處理紙質較差的檔案,如早期年檢中的財務報表),購置刻錄機、智能光盤柜等電子數據備份設備。另外,為滿足數字化檔案的海量存儲和查詢,商勝能、大內存的服務器是必不可少的。


  2.加強檔案隊伍建設,提升服務水平


  (1)端正服務態度,樹立服務理念


  企業登記檔案的用戶構成復雜,利用者在文化水平、知識素養以及性格上都有很大差異,而且許多利用者想通過查詢檔案來解決關系切身利益的問題,查檔時心情迫切,情緒波動大。所以,檔案工作者在提供利用時要始終做到誠懇熱情、耐心周到,讓所有利用者為尋求幫助而來,獲得最大滿意而歸。如一些外來務工者遇到工傷事故后,到檔案室查詢企業主體,當被告知該企業未曾登記注冊時(如外地建筑公司在本地承建的臨時工程項目),前來查詢的人員由于不明原委,總是充滿了疑問,焦急地向工作人員強調該公司確實在某地,老板是某人,應該注冊過,為什么會查不到等等,工作人員便不厭其煩地解釋,直到他們理解為止,并建議他們到上級公司的所轄工商局去查詢。


  (2)熟悉檔案,了解需求


  企業登記檔案中涉及的企業類型很多,內容十分復雜且隨政策和要求的變化而變化,所以,檔案工作人員要充分熟悉不同時期形成的企業登記檔案的特點及構成,從而快速、有效地為利用者提供服務。如某公安局辦案人員想查詢名稱預先核準通知書的真偽,工作人員只根據該通知書的序列號構成的不符,即快速地確認該通知書系偽造。在熟悉檔案的基礎上,檔案工作者還要深入了解利用者的需求,通過與利用者積極地溝通,引導利用者提供一些諸如法定代表人、企業名稱關鍵字、成立時間、經營范圍等有效的線索,以提高企業登記檔案的查準率。


  (5)優化知識結構,提高綜合素質


  隨著檔案信息數字化建設的不斷推進,檔案工作人員除了具備檔案學理論知識和企業法人登記業務知識外,還應加強對網絡系統、數據管理知識的學習,不斷掌握計算機操作、檔案電子化處理等現代化管理技能。單位要對檔案工作人員進行系統的業務培訓,組織參觀考察,使檔案工作人員不斷更新知識,拓寬眼界。


  3.積極推進制度化建設,確保檔案利用工作有章可循


  首先,企業登記檔案利用工作需要制定書式檔案閱覽制度、外借制度、保密制度等,以便對利用行為加以規范和約束。其次,應該在《企業登記檔案資料查詢辦法》的基礎上,制定符合實際且有效可行的查詢規定,具體包括查閱手續、查閱對象、查閱內容、打印權限、注意事項等,并制定合理、公正的收費標準。此外,還需補充電子檔案查詢操作方法,制定檔案工作人員收集和整理檔案利用效果反饋信息、記錄典型利用案例、對檔案利用實行監督管理等方面的實施細則。各項檔案利用規章制度和辦法應嚴密而簡明,便于執行,檔案工作者要在實踐中認真總結,不斷加以充實和完善。


  三、企業登記檔案利用成效


  1.企業登記檔案的社會效益和經濟效益顯著。筆者所在檔案室在2002年至2008年間,共接待執法機關、律師、企業、金融機構、信訪部門、勞動仲裁部門、法律援助機構的查檔人員及個人共計31500A,查閱企業登記檔案近5萬卷。通過查閱檔案,不僅能解決各類經濟糾紛,維護社會經濟秩序,也能為企業征信和立信工作提供原始依據,促進誠信社會和規范的市場經濟體系的建立。通過查閱檔案,還能解決諸如征地動遷、車輛過戶、勞動爭議、環境維權和工傷賠償等民生問題,為構建和諧社會作出積極貢獻。如在迄今為止寧波市史上最大規模的鄞奉地塊改造拆遷工程中(現正在進行),一些成立日期較早的企業,在遇到房產歸屬糾紛或者獲取拆遷賠償金的依據不足時,通過查詢工商企業登記檔案中的股權結構、企業營業用房登記信息,及時地解決了問題,維護了自身的合法權益。至今,已接待拆遷戶60余戶,涉及賠償金額近千萬元。


  2.民眾用檔意識不斷提高。近年來,隨著企業登記檔案作用的日益體現,民眾逐漸從以前有限、被動地查詢(主要是在執法機關介入之下)轉變為頻繁、主動地利用檔案。如:A企業想與B企業發生業務往來,A企業負責人經登陸“信用寧波網”,查詢到了B企業的基本情況,但他對B企業以丟失為由,不肯出示營業執照原件心存懷疑,便來檔案室進一步確認B企業的真偽。工作人員將復印件與留檔件仔細核對后,發現執照排版格式和執照編號兩處不符,通過這些細微的區別,我工作人員認為該復印件有偽造嫌疑。A企業負責人被告知后,很慶幸自己在第一時間來工商查閱企業登記檔案,規避了不必要的交易風險。


  3.電子檔案查閱工作逐漸走上正軌。現檔案室已將三萬卷企業登記檔案全部進行了電子化處理,并在此基礎上建立了電子閱覽室,利用者只需在微機上錄入所查企業名稱或企業注冊號的關鍵字,輕點鼠標,便能快速實現檔案的全文瀏覽,一次完整的利用過程,最快只需幾分鐘。隨著相關技術的加強以及政策的落實,最終通過省、市、縣、所四層三級網絡,實現全省聯網查詢,使企業登記檔案信息資源得以最大限度地開發和利用。


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